پس از وقوع حادثه بیمه‌گزار باید با در دست داشتن بیمه‌نامه، گزارش بازدید اولیه و قبوض دریافت رسید حق بیمه‌نامه ظرف مدت یک ماه به واحد خسارت دال مراجعه کند. روند انجام فرآیند تعیین خسارت بیمه آتش سوزی منازل به شرح زیر است:

• تکمیل فرم خسارت توسط بیمه‌گزار
• ثبت فرم در دفتر اندیکاتور و دفتر اعلام خسارت
• ارائه گزارش سازمان آتش‌نشانی و حوزه انتظامی توسط اداره خسارت بیمه‌نامه‌های آتش‌سوزی در صورت موجود بودن
• بازخوانی پرونده صدور: درخواست و دریافت مدارک صدور بیمه‌نامه (بیمه‌نامه، گزارش اولیه، قبض دریافت رسید بیمه‌نامه) توسط اداره خسارت
• تکمیل فرم استعلام حق بیمه توسط اداره خسارت جهت بررسی حق بیمه پرداختی و ارسال به اداره کل حسابداری و آمار جهت تایید. (در این فرم اداره خسارت شماره چک‌های وصولی یا فیش‌ها را همراه با تاریخ و مبلغ ثبت می‌کند).
• تایید وصول چک و فیش‌ها توسط اداره کل حسابداری و آمار در همان فرم استعلام حق بیمه
• تشکیل فرم خسارت و تعیین شماره نامه برای آن
• بازدید محل حادثه و تهیه گزارش
• تطبیق گزارش خسارت با شرایط صدور بیمه‌نامه توسط اداره خسارت
• تهیه گزارش و محاسبه میزان خسارت
• حواله پرداخت خسارت در ۵ نسخه و برخی اوقات دریافت اقرارنامه عدم تخلف
• صدور چک و تحویل آن به بیمه‌گزار

در نهایت اطلاعات خسارت و پرداخت توسط اداره خسارت در برنامه مکانیزه ثبت و در پایان ماه به برنامه اطلاعاتی منتقل می‌شود.